Tout savoir sur le logiciel de gestion du temps et des activités

Chaque entreprise doit de jour en jour se surpasser pour atteindre ses objectifs ou réussir son projet. Pour y parvenir, la gestion de temps fait partie des points clés à absolument considérer. En procédant à la gestion du temps, le chef d’entreprise peut avoir un suivi précis du temps dédié pour chaque projet ou activité. Ce qui s’ensuivra à une productivité optimale si tout se déroule correctement. Toutefois, pour rendre cette organisation du temps et des activités possibles, des logiciels capables de grandes performances ont fait surface. C’est le logiciel de gestion du temps et des activités. La majorité des entreprises a largement connaissance de ces programmes informatiques, mais d’autres non. Si vous faites partie de ceux où ce sujet reste vague, cet article est fait pour vous.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps

En effet, le logiciel de gestion du temps et des activités est un programme informatique ayant pour but d’automatiser la plupart des tâches administratives des collaborateurs d’une entreprise pour plus de productivité. Les cibles pouvant bénéficier de la mise en place sont pratiquement tous les collaborateurs, dont la direction des ressources humaines. Ceci, car elle pourra analyser de manière complète les durées de travail. Ce qui sera important pour la réalisation du paiement par exemple. Le cadre dirigeant de l’entreprise profite également du logiciel pour avoir un suivi complet de l’assiduité de l’équipe qu’il mène. Les employés de chaque équipe peuvent également profiter de cette solution de gestion du temps et des activités, car ils pourront évaluer leur propre suivi afin que leurs tâches garantissent la réussite du projet de l’entreprise. Ce programme peut être installé sur un ordinateur et sur un smartphone. De ce fait, il dégage de multiples atouts. D’autres avantages peuvent s’ajouter à ces avantages, vous allez les découvrir ci-dessous.

Avantage de cet outil de gestion du temps

La maîtrise du temps de travail

Lister les présences des employés accompagnées de leurs heures de travail par l’intermédiaire des paperasses fait partie des usages du passé depuis l’intervention du logiciel de gestion de temps et des activités. En effet, ce programme informatique contrôle la présence régulière des employés en portant connaissance à l’utilisateur du logiciel, l’heure exacte de la venue de chaque employé de l’entreprise. Il fait aussi connaître les salariés ayant manqué leur travail. Mais ce n’est pas tout, le logiciel de gestion du temps et des activités informe sur la durée de travail des salariés. Comme tout se fait de manière automatisée, l’utilisateur se voit alléger de ses tâches en ayant l’esprit tranquille que tout soit minutieusement vérifier. En l’occurrence, les présences, les absences et le temps que les employés dépensent quotidiennement pour réaliser leurs tâches seront bien exposés.

Soulignons que l’enregistrement du logiciel concernant le temps de travail dépensé par les employés est crucial pour l’entreprise. Ceci est important dans le cas où l’inspection de travail venait à exiger des preuves concernant le respect des durées limites des tâches quotidiennes par exemple. Si une réclamation des diverses données relatives au cadre juridique se présente, le logiciel faciliterait tout en faisant parvenir chaque détail indispensable à l’inspection de travail.

Réduction des taches des ressources humaines

Comme le logiciel de gestion de temps procède à l’exécution des tâches sans l’intervention humaine, le travail des ressources humaines est moins pénible. Concernant le paiement par exemple, ce programme informatique octroie la possibilité de transférer des informations vers un logiciel de paiement. Ce qui pourra réaliser les fiches de salaires de manière simple. À part cela, les ressources humaines démontreront des travaux assez fructueux. De plus, elles auront la possibilité de se focaliser sur d’autres activités majeures de l’entreprise.

Un gain de temps optimal

Étant donné que le logiciel de gestion de travail présente une automatisation en plus d’intégrer chaque élément nécessaire pour assurer un meilleur suivi personnalisé, il est tout naturel qu’il permette un gain de temps. D’ailleurs, il n’y a pas que le gain de temps qui est un avantage pour l’entreprise, il y a également la productivité. Outre la productivité des ressources humaines, le suivi de chaque salarié mentionnant leurs horaires de travail permet aux employés d’avoir un aperçu sur les améliorations à faire. Ceci est possible, car en ayant les informations sur la liste des heures de travail, ils pourront gérer leurs temps pour écarter une quelconque surcharge d’activité. Ils pourront également répartir de manière efficace les diverses activités au niveau de la société. Et comme l’employé dispose également d’une vie personnelle, il pourrait créer un équilibre avec son monde professionnel.

Comment choisir son logiciel de gestion du temps et des activités ?

Pour assurer un bon rendement de son entreprise, il faut à tout prix adopter une solution de gestion du temps comme les logiciels de gestion du temps et des activités. Mais d’innombrables logiciels existent sur le marché, ce qui rend le choix plus ou moins complexe. Toutefois, pour assurer de sélectionner le bon logiciel, il faut prendre certains critères en compte en commençant par ses besoins. Avant de vous procurer votre logiciel de gestion du temps et des activités, identifiez et listez vos nécessités. Ensuite, rapprochez-les avec le logiciel de gestion du temps qui vous intéresse. Dans ce cas, posez-vous certaines questions. Êtes-vous une petite et moyenne entreprise ou une grande entreprise ?  Ceci mérite une attention particulière, car les besoins d’une grande entreprise sont largement nombreux, complexes et plus spécifiques que celles des PME. Avez-vous besoin d’une simple organisation ou d’une organisation plus complexe ? Pour le premier cas, il s’agit des heures de travail fixes sans travailler le soir. Le deuxième cas est tout le contraire, il s’agit des horaires changeants incluant des travaux le soir. En ayant caractérisé le type d’organisation de votre entreprise, vous pourrez opter pour un logiciel répondant à ses attentes. Pour cela, diverses fonctionnalités existent comme le calcul des heures supplémentaires, l’étude des jours de repos compensateurs, l’analyse des absences et encore beaucoup d’autres.

En outre, il faut prendre en compte les exigences établies par le code de travail. Parmi ces exigences se trouve l’enregistrement de l’horaire du commencement et de l’achèvement des tâches au quotidien. Ceci est fait pour vérifier les heures dépensées pour chaque journée de travail.  Le code de travail exige aussi que le programme étudie les horaires variables, les horaires  supplémentaires et autre. Cette exigence concerne aussi l’enregistrement des horaires particulier, effectué lors des jours fériés par exemple. Et pour finir, le logiciel se doit d’établir un récapitulatif des faits se produisant chaque semaine, mois et année.

À part cela, le point à considérer aussi est le fournisseur de votre outil. Découvrez toutes les aides qu’ils vous apporteront pour la mise en place de votre programme de gestion du temps et des activités. N’hésitez surtout pas à le questionner sur les détails du produit afin de terminer les avantages du logiciel par rapport aux autres.